Wat is een virtuele werkplek?
Een virtuele werkomgeving is een digitale werkplek welke vanaf elke locatie toegankelijk is. Het beval alle tools, applicaties en gegevens die nodig zijn om het werk uit te voeren of met elkaar samen te werken. Denk hierbij aan het versturen van e-mails, het opslaan van bestanden in SharePoint of het online vergaderen via Teams. Om dit mogelijk te maken wordt er gewerkt in de cloud in plaats van lokaal zoals bij een traditionele werkplek. Een virtuele werkplek wordt daarom ook wel een online werkplek genoemd.
De belangrijkste kenmerken van een virtuele werkplek
- Een virtuele werkplek is geschikt voor samenwerking met collega's of externe partijen. Documenten kunnen eenvoudig worden gedeeld en het is mogelijk om gelijktijdig in hetzelfde bestand te werken.
- Het is overal en altijd mogelijk om gebruik te maken van de virtuele werkplek, aangezien alles staat opgeslagen in de cloud. Het enige wat nodig is, is een internetverbinding en een apparaat om mee in te loggen.
- Alle tools, programma's en gegevens worden gecentraliseerd beheerd door de IT-afdeling of een IT-partner. Werkplekken zijn allemaal verbonden met één domein op een virtuele server.
- Alle gebruikers werken binnen dezelfde omgeving, waardoor bestanden op één centrale locatie worden opgeslagen.
De voordelen van een virtuele werkomgeving
Door als bedrijf te werken in een virtuele werkplek, profiteer je van verschillende voordelen. We hebben de belangrijksten hieronder voor je op een rijtje gezet:
1: Efficiënter samenwerken
Eén van de grootse voordelen van een virtuele werkplek is de mogelijkheid om efficiënter samen te werken. Collega’s kunnen eenvoudig documenten met elkaar delen en hier gelijktijdig in werken.
2: Kosten besparen
Omdat een virtuele werkomgeving vaak als een dienst wordt afgenomen, hoef je als bedrijf zelf geen prijzige hardware aan te schaffen en te onderhouden. Daarnaast wordt thuiswerken gemakkelijker, wat ervoor zorgt dat kantoorruimtes minder worden gebruikt of zelfs komen te vervallen.
3: Goede beveiliging
Virtuele werkplekken beschikken over beveiligingsfuncties en worden voortdurend gemonitord op mogelijke kwetsbaarheden. Regelmatig worden er updates uitgevoerd door de IT-partij. Daarnaast wordt er vaak extra beveiliging, zoals tweefactorauthenticatie, toegepast voor een nog betere bescherming van gegevens.
4: Schaalbaarheid
Het aantal werkplekken kan snel en gemakkelijk worden op- en afgeschaald. Dit is ideaal wanneer jouw bedrijf veel waarde hecht aan flexibiliteit, te maken heeft met veranderingen in het personeelsbestand of zelf geen hardware aan wil schaffen.
5: Centraal beheer en opslag
Omdat alle werkplekken vanuit één centrale locatie worden beheerd, behoudt jouw bedrijf met een virtuele werkplek de volledige controle over de IT-omgeving. Dit voorkomt dat bestanden lokaal worden opgeslagen en vermindert het risico op gegevensverlies. Daarnaast kunnen updates centraal worden uitgevoerd om potentiële beveiligingslekken te dichten.
6: Flexibiliteit
Dankzij een virtuele werkplek kunnen medewerkers altijd en overal werken, waardoor jouw bedrijf flexibeler wordt en beter kan inspelen op veranderende omstandigheden. Of het nu gaat om onverwachte gebeurtenissen zoals de coronapandemie die thuiswerken noodzakelijk maakte, of om files te vermijden door eerst thuis te werken en vervolgens naar kantoor te gaan, een virtuele werkplek zorgt voor meer flexibiliteit binnen jouw organisatie.
Kom alles te weten over de cloud
Download het e-book gratis en ontdek alle voordelen van werken in de cloud.
De nadelen van een virtuele werkomgeving
Helaas zitten er ook enkele nadelen aan een virtuele werkplek. We beschrijven ze hieronder:
1: Adoptie
Veranderingen brengen altijd uitdagingen met zich mee. Hoewel een virtuele werkplek steeds bekender wordt en er niet veel verandert, is het voor eindgebruikers altijd even wennen. Daarom is het belangrijk om medewerkers mee te nemen in de veranderingen door de nieuwe IT-omgeving uit te leggen en één werkmethode te hanteren in het bedrijf. Zo zorg je ervoor dat iedereen alle functionaliteiten benut van de virtuele werkplek.
2: Een goede internetverbinding
Een goede internetverbinding is essentieel. Denk er daarom aan dat, zowel in het pand als thuis, er wordt gezorgd voor een stabiele en een veilige internetverbinding.
3: Aanschaf hardware
Wanneer een bedrijf nog helemaal ingericht is op een fysieke werkplek, zien we vaak dat er nog beeldschermen en fysieke computerkasten aanwezig zijn. Om de virtuele werkplek optimaal te benutten, waar en wanneer je wilt, is het aanschaffen van flexibele hardware zoals een laptop essentieel.
Overstappen naar een virtuele werkplek? Let hierop
Misschien lijkt alles op ‘groen’ te staan voor de overstap naar een virtuele werkplek. Toch zijn er enkele zaken die vooraf moeten worden onderzocht of waarover moet worden nagedacht:
- Hoewel een snelle implementatie mogelijk is, zijn de medewerkers van jouw bedrijf er wellicht nog niet klaar voor. Een verandering in de manier van werken vereist ook training en acceptatie van het personeel.
- Een migratie naar de cloud is een intensief proces, zelfs als je dit uitbesteedt aan een IT-bedrijf. Om het optimaal in te richten, heeft het IT-bedrijf jouw input nodig. Denk hierbij aan de structuur van mappen of rechten voor data, het in kaart brengen van de huidige softwareleveranciers en gebruikers, en het trainen van eindgebruikers. Er moet veel geregeld worden, dus tijd en aandacht zijn essentieel voor een succesvolle overstap.
- Een ander belangrijk aspect is het huidige netwerk. Voldoet dit aan de nieuwe eisen voor virtuele werkplekken? Denk bijvoorbeeld aan de juiste internettoevoer, materialen en beveiliging. Het is verstandig dit vooraf te onderzoeken, zodat eventuele verbeteringen op tijd kunnen worden doorgevoerd.
Het kan zijn dat jouw bedrijf nog niet klaar is voor de overstap. Desondanks is het belangrijk om een plan te maken. Tegenwoordig wordt werken in de cloud steeds meer de norm. We staan klaar om je te helpen bij het inzichtelijk maken van de uitdagingen, zodat jouw bedrijf goed voorbereid is.
Voorbeelden van een virtuele werkomgeving
Een virtuele werkplek kan op verschillende manieren worden opgezet. Een voorbeeld hiervan is een Microsoft 365 werkplek of een cloud werkplek. Beide zijn online werkplekken die via het internet toegankelijk zijn. Deze softwarepakketten draaien op een public cloud. In de public cloud maak je gebruik van een gedeelde online infrastructuur voor je applicaties en gegevens. Deze infrastructuur wordt beheerd door een IT bedrijf en staat op hun locatie. De hardware, software en alle benodigde ondersteunende systemen zijn eigendom van het IT-bedrijf. Hoewel jouw gegevens alleen toegankelijk zijn voor jou, delen andere organisaties ook dezelfde infrastructuur, inclusief applicaties en servers.
Als alternatief kun je ervoor kiezen om jouw virtuele werkplekken te laten draaien op een private cloud. Dit betekent dat er een specifieke infrastructuur wordt gebruikt die alleen is voor jouw bedrijf. Dit wordt vaak gebruikt wanneer een bedrijf specifieke software gebruikt of zeer gevoelige data heeft, waarvoor extra controle en beveiliging nodig is.
Daarnaast is het mogelijk om van beide werelden gebruik te maken, wat ook wel een hybrid cloud wordt genoemd. Hierbij draaien bedrijfsapplicaties op de private cloud, waar extra controle en beveiliging mogelijk is, terwijl bestanden worden opgeslagen in SharePoint of een andere cloudservice.
Lees ook
Virtuele werkplek: werk waar en wanneer je wilt
Ben jij toe aan een toekomstbestendige IT-omgeving voor jouw bedrijf, waar medewerkers de vrijheid hebben om te werken waar en wanneer ze dat willen? Dan is het tijd om na te denken over een virtuele werkplek.
Wij helpen je graag bij het opzetten van virtuele werkplekken die perfect aansluiten op de dagelijkse bedrijfsprocessen, waardoor jouw bedrijf klaar is voor verdere groei. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
